Project Portfolio Management i EWII

EWII har i en periode igangsat flere store og vigtige strategiske projekter. De skal køre parallelt og samtidig med, at fokus på daglig drift og mindre initiativer ikke må tabes. Her kommer Porteføljestyring på banen som redskab til optimering og mulighed for gennemførsel af flest mulige aktiviteter.

Project And Portfolio Management

Porteføljestyring dækker over en bred vifte af discipliner. Fælles for dem er, at de tilsammen skal udtrykke projektporteføljens sundhed. Hvad der er sundt for én virksomhed, er ikke nødvendigvis sundt for en anden. Man skal finde den rette balance i hvor meget der investeres i udvikling, hvilken type udviklingsprojekter der investeres i, hvor stor en risiko man vil operere med, hvor stor en pipeline man skal have, hvor stringent projekter skal gennemføres og hvor hårdt man ønsker at belaste medarbejderne. Projektporteføljestyring handler også om at sikre proaktivitet omkring projekterne, og mulighed for at agere rettidigt. Det sikrer man gennem arbejde med én eller flere discipliner.

Siden januar har EWII haft fokus på tidsregistrering på projekterne (Time Management), masterplanlægning og afhængighedsstyring på de strategiske projekter (Project and Program Management), hvad der skal til for at få projekter i gang (Demand Management) og ressourcestyring (Ressource Management). Herudover har der også været fokus på mere generelle aspekter som rapportering og projekt KPI’er. Dette har på kort tid modnet EWIIs projektporteføljestyring og sikret at de rigtige dialoger kan finde sted. Næste skridt på rejsen er øget fokus på økonomistyring af projekterne (Financial Management) som skal skabe en yderligere professionalisering af projektporteføljestyringsdisciplinen i EWII. 

Time Managment

Tidsregistrering i EWII skal kun foretages på projekter, og medarbejdere der ikke arbejder på projekter, skal således kun registrere fravær (sygdom, ferie m.m.). Medarbejdere (og ledere), der arbejder på projekter, skal dagligt eller ugentligt registrere den tid, de har brugt på projekter. Det er Projektlederen, der definerer hvilke og hvor mange underkategorier, der skal være på hvert projekt, og dermed hvor detaljeret der kan følges op. Fra et projektporteføljemæssigt perspektiv er det nok at se registreringer per projekt og ikke underopdelt. Fra et projektporteføljeperspektiv kan EWII nu tracke, om der er fremdrift som planlagt. I forhold til opfølgning på ressourcestyring er tidsregistreringerne særligt vigtige (se afsnit om Ressource Management). Det kan også give en tidlig indikation på projektets sundhed, da for få timer registreret kan blive problematisk lige så vel som for mange timer.

Project And Program Management (1)

EWII har gennem længere tid opbygget et solidt grundlag for projekt og programstyring i form af en fase-model med tilhørende templates. I 2021 er der kommet særlig fokus på, hvordan de største og strategiske projekter/programmer påvirker hinanden. Projektlederne har samlet deres milepælsplaner i en samlet plan, og heri tegnes der løbende afhængigheder mellem dem. Det betyder, at alle har indsigt i påvirkningen på andre, hvis noget fx forsinkes. Det giver også indsigt i kortsigtede prioriteringer, hvis der er behov for særlig fokus på et projekt i en kortere periode for at nå en milepæl. Projektlederne og Porteføljemanager mødes ugentligt og gennemgår status på projekterne, så alle ved hvorfor projekternes KPI’er på Tid, Ressourcer, Økonomi og Kvalitet har den pågældende (Rød, Gul eller Grøn). Det giver bedre mulighed for at sikre proaktivitet i en portefølje, der er godt fyldt op.  

Demand Management (1)

Da EWII ser ind i nogle år med en Projektportefølje der er større end tidligere, har det været nødvendigt at fokusere på, hvad der skal til for at få et projekt godkendt. Hidtil har projekterne skulle forberede en Business Case og et Project Initiation Document (PID), hvilket fortsat er gældende. Herudover skal de også udfylde en scoring af projektet samt indgive ressourceestimater for at kunne blive godkendt. Godkendelse har betydet, at projektet kunne sættes i gang. Nu betyder en godkendelse, at man ud fra Business Case, PID og Scoring har vurderet, at det er en god idé, som skal føres ud i livet, men at projektet sættes i ”kø” og kan startes op når der er ”plads” i Porteføljen. Det er i høj grad ressourceestimaterne, der er med til at afgøre, hvornår projektet kan sættes i gang. Dette tiltag skal være med til at sikre, at ressourcerne og fokus ikke spredes for tyndt ud med risiko for, at projekterne ikke afsluttes rettidigt.

Resource Management

Ressourcestyring handler om at sikre, at de rigtige medarbejdere arbejder på de rigtige projekter på de rigtige tidspunkter. Det handler også om at kunne forudsige behov og dermed rettidigt skalere i form af omrokeringer, ansættelser, eller ekstern konsulentbistand. Da EWII’s projektportefølje har oplevet en kraftig vækst, har det medført en stor ressourceefterspørgsel og dermed et behov for at styre denne. EWII implementerede i februar en ressourcestyringsproces. Det handler om, at projektlederne skal indgive deres efterspørgsel på ressourcer, mens lederne skal have styr på, hvor meget tid der går med drift i forhold til projekttid, og herefter tildele de rigtige medarbejdere til projekterne. Når efterspørgslen er større end udbuddet, hvilket er tilfældet hos EWII, har man været tvunget til at se på prioritering – altså hvilke projekter kan få tildelt ressourcer på bekostning af andre. Man har også set på, hvor meget kapacitet der kan købes hos eksterne leverandører, og i hvor høj grad der er behov for nye fastansatte medarbejdere – alt sammen for at få udbud og efterspørgsel til at balancere.

Implementeringen af ressourcestyrringsprocessen hos EWII har gjort en stor forskel. Der er kommet gode dialoger om, hvad der er muligt. Det er blevet synligt hvilke projekter der bliver prioriteret, og dem der ikke får ressourcer som ønsket har også en forståelse af, hvorfor de ikke gør. Forventninger afstemmes i forhold til hvor meget man forventer at ressourcer arbejder på projekterne og i hvilke perioder. Det har skabt en god dialog mellem projektleder og ledere i forhold til, hvad det præcise behov er, og det har givet begge parter en forbedret mulighed for at planlægge.

Samtidig kan EWII nu sammenholde planlægningsdata (fra ressourcestyringsprocessen) med tidsregistreringsdata. Det giver en opfølgning på, om ressourcerne arbejdede timer på projektet, der var aftalt. Der kan være mange grunde til afvigelser, både flere timer og færre timer, og det kan der så tages en dialog om. Det giver også værdifulde data til at forbedre estimeringsevnerne og processer. Dette vil være et kommende fokusområde hos EWII.

Financial Management

EWII har implementeret et nyt økonomisystem, hvilket skal danne grundlaget for økonomisk rapportering på projekterne. Projektlederne har hidtil styret økonomien lokalt, og skal som noget nyt indgive deres oprindelige budget i systemet opdelt på interne timer og eksterne omkostninger. Herefter skal projektlederne følge op på budgettet og hvis projektledere eller porteføljeleder forudser, at budgettet ikke kan overholdes, skal dette godkendes af projektets styregruppe, og det nye budget skal indtastes i økonomisystemet. Dette giver meget bedre mulighed for ensretning og automatisering og således kan den økonomiske status på porteføljen kontinuerligt overvåges, og der kan ageres i tide. Porteføljelederen vil over tid få data til at se på, hvor gode projektlederne er til at ramme budget og hvor ofte der sker budgetudvidelser. Dette kan indregnes når nye business cases skal godkendes.