September 2024

Nyt fra SERVIA

Det stigende aktivitetsniveau tyder på, at mange af jer er retur fra sommerferie. Forhåbentlig er den veloverstået? Her i SERVIA er vi også godt i gang igen.

Efteråret er ensbetydende med planlægning af det kommende års aktiviteter. Med hele 22 selskaber er det i sig selv en større opgave, men den er vigtig, så vi har et realistisk indblik i jeres forventninger til os.

Vi har budt velkommen til et par nye kolleger i vores compliance og reguleringsteam, som du kan  læse mere om nedenfor.

Til slut vil jeg gerne slå et slag for vores bestyrelses-, direktions- og lederuddannelse, der er et krav i henhold til NIS2-reglerne. Vi har allerede undervist flere af vores andelshavere, så tøv ikke med at tage fat i os, hvis ikke allerede I har planlagt et kursus.

– Pernille Iversen, Direktør

Jura & Indkøb

Indkøbscontrolling – fakturadata er guld værd

SERVIA har hen over sommeren udført en opgave for en af vores andelshavere med at gennemgå deres indkøbsdata fra SERVIAs indkøbsanalysesystem. Formålet var at lave en gennemgående  kontrol af fakturerede beløb holdt op imod kontrakter og samhandelsaftaler.

Indkøbsanalysen giver os mulighed for at kontrollere, at de fakturerede priser stemmer
overens med de aftalte priser, om leverandører uberettiget har faktureret for fragt eller diverse
gebyrer og, om der er prisreguleret i henhold til kontrakterne mv.

Dette har resulteret i, at SERVIA har kontaktet en del leverandører, som ikke har levet op til det aftalte jf. kontrakterne. Henvendelserne fra SERVIA har udløst betydelige kreditnotaer til den pågældende andelshaver, samt en fortsat dialog med flere leverandører om diverse udeståender. 

Alt i alt har den begrænsede tid, som SERVIA har brugt på opgaven, tjent sig hjem mange gange,
ligesom leverandørerne fremadrettet vil fakturere de aftalte priser.

Derudover giver opgaver som denne også en læring til leverandørerne om, at der bliver fulgt op på de indgåede aftaler.

Har I indkøbsanalyse gennem SERVIA, kan I også få lavet en sådan gennemgang – tag endelig
kontakt til os, hvis det har jeres interesse. 

Kontakt Anne-Marie Dahl, Strategisk indkøber, [email protected], +45 30171909, for at høre mere.

Underhåndsbud

Vidste du, at kommunalt ejede selskaber kan gennemføre bygge- og anlægsanskaffelser helt op til tærskelværdien for EU-udbud (ca. 41 mio.) som underhåndsbud? Vi oplever det nogle gange som en glemt mulighed for at indhente tilbud på en mere simpel måde end licitationer.

Tilbudslovens bestemmelser om dels loft for antal underhåndsbud (§ 12, stk. 2) og dels grænsen på 3 mio. kr. (§ 12, stk. 3) gælder ikke for de såkaldte offentligretlige organer.

Det er fastsat i en særlig bekendtgørelse, og fremgår derfor ikke direkte af tilbudsloven. SERVIAs kommunalt ejede andelshavere vil i udgangspunktet være offentligretlige organer, hvis de bl.a. er ejet med mere end 50 % kommunale ejerandele og er selskabsgjort.

Kontakt Charlotte Nordberg: [email protected], hvis I har behov for sparring omkring valg af proces, når I skal anvende tilbudsl

Forordningen om nettonulindustri

Lige før sommerferien trådte en ny forordning fra EU i kraft, som har til formål at fastlægge rammen for foranstaltninger til styrkelse af EU’s økosystem for fremstilling af nettonulteknologiprodukter.

Forordningen stiller bl.a. en række krav til hvordan EU-udbud skal indrettes, når der anskaffes nettonulteknologiprodukter. Det omhandler fx krav til bæredygtighed, cybersikkerhed, modstandsdygtighed og sociale eller beskæftigelsesmæssige hensyn. Med nettonulteknologiprodukter menes bl.a. solceller, vindmøller, batterier og ladestandere. Nogle af kravene gælder allerede, mens andre har en overgangsfase og/eller en tærskelværdi.

Kontakt Charlotte Nordberg, [email protected], hvis I vil høre nærmere om forordningen, eller hvis I har planer om at anskaffe nettonulteknologiprodukter.

Dynamiske indkøbssystemer

Vi oplever en stigende interesse for dynamiske indkøbssystemer, fordi de muliggør en fleksibilitet, som rammeaftaler kan mangle. Dynamiske indkøbssystemer er et alternativ til rammeaftaler, hvor man genåbner konkurrencen løbende i såkaldte miniudbud. Dynamiske indkøbssystemer har særligt den fordel, at de ikke har nogen udløbsdato og at der løbende kan optages nye leverandører. Det er ligeledes muligt at tilpasse opgaver fra gang til gang, så man er ikke låst til et foruddefineret udbudsmateriale på samme måde, som hvis der er tale om en rammeaftale.

Vi har senest assisteret Forsyning Helsingør med et dynamisk indkøbssystem vedrørende fjernvarmearbejder. Systemet indeholder både fag- og hovedentrepriser, og dækker over en række forskellige gravearbejder og tillægsydelser, som er knyttet til fjernvarmearbejder.

Systemet muliggør at projekter løbende kan blive konkurrenceudsat med korte tidsfrister, så forsyningen hurtigt kan komme i gang med de konkrete opgaver. Ligeledes vil udbudspligten altid være løftet, når systemet anvendes. SERVIA har også hjulpet med skabelonkompleks, så det vil være nemt og tidsbesparende at igangsætte opgaver.

Kontakt Mariam El Naji, [email protected] eller Charlotte Nordber, [email protected], hvis I vil høre nærmere om anvendelsesmulighederne ved dynamiske indkøbssystemer.

 

Introduktionskursus i udbuds- og entrepriseret

SERVIA tilbyder alle andelshavere et introduktionskursus i udbuds- og entrepriseret, hvor der fokuseres på de centrale overvejelser ved valg af udbuds- og entrepriseform.

Kurset vil dække forskellige udbudsformer og deres egnethed til forskellige typer indkøb, samt introducere AB-regimet og afklare, hvornår der foreligger en entrepriseretlig aftal

For at styrke samarbejdet med andelshaverne afholdes kurset fysisk hos det enkelte selskab, og indholdet kan tilpasses efter særlige ønsker. Kurset varer cirka 4 timer.

Kontakt Jakob Nielsen Ferneke på [email protected] for yderligere information og rekvirering.

 

Compliance

NIS2-reglerne – krav til registrering af virksomhed og krav om awareness-uddannelse

I forbindelse med NIS2-implementeringen og de kommende krav hertil skal væsentlige og vigtige enheder, der leverer kritisk infrastruktur og er omfattet af NIS2-kravene, huske at registrere virksomheden. Registreringen kan foretages fra den 1. marts 2025 og skal være indgivet senest den 17. april 2025.

Derudover vil væsentlige og vigtige enheder blive underlagt skærpede krav til uddannelse af ledelsesorganet (i denne sammenhæng tolket som bestyrelses- og direktionsmedlemmer) på området for cyber- og informationssikkerhed, jf. nærmere herom i de implementerende, danske regler. Disse regler er på nuværende tidspunkt i høring og forventes enten at træde i kraft den 1. januar eller 1. marts 2025 afhængigt af branche.

For at imødegå dette krav har SERVIA udarbejdet en kursusrække på otte moduler, der proportionalt kan sammensættes ved den enkelte andelshaver og derved sikre rettidig og nødvendig overholdelse af kravene med udgangspunkt i andelshaverens branchekrav – kurserne har en fornuftig pris, der baserer sig på modulernes sammensætning.

Kontakt gerne Jeanett Lauvring, [email protected], Morten H. Glückstadt, [email protected] eller Daniel V. Lykke, [email protected] for spørgsmål vedrørende IT-sikkerhed og NIS2-reglerne.

Datatilsynets skærpede fokus på kryptering i kommuner

Datatilsynet har politianmeldt Vejen Kommune og indstillet den til en bøde på 200.000 kroner for manglende kryptering af bærbare computere, hvoraf nogle blev stjålet. De ukrypterede computere indeholdt følsomme oplysninger om skoleelever. I den forbindelse opdagede man, at Kommunen havde op til 300 andre ukrypterede enheder, hvilket udgør en alvorlig sikkerhedsrisiko, eftersom kryptering beskytter mod uautoriseret adgang til data. Datatilsynet understreger, at kryptering er en basal sikkerhedsforanstaltning, især for kommuner, og indgår i tilsynets fokusområder for 2024.

Kontakt Kenneth Melancton Nielsen, [email protected], for at høre mere om dette.

ESG-rapportering
10 af SERVIAs andelshavere er rapporteringspligtige iht. CSRD for 2025. De øvrige vil mærke CSRD indirekte, idet kunder og andre interessenter vil stille krav og have forventninger til information og data om fx CO2-aftryk, forurening og arbejdsvilkår.

Alle skal derfor i gang med en eller anden form for ESG-rapportering, og det kan være svært.

Jeg arbejder tæt sammen med EWII, som er kommet rigtig godt i gang. EWII arbejder pt. på at lave en prøverapportering, der skal vise, om de rigtige data er tilgængelige i den rigtig form, og om der kan rapporteres tilfredsstillende iht. CSRD.

EWII vil søge pre-assurance hos revisor for at sikre compliance og kvalitet.
Hvis I har behov for sparring eller input til at komme i gang, så tøv ikke med at række ud til mig.

Jeg kan give jer overblik over direktiver, standarder og krav, og jeg kan komme med forslag til, hvordan I kommer i gang fx:

Hvordan er processen? Hvad er en dobbelt væsentlighedsvurdering, og hvordan laver man den? Hvordan skal vi organisere os? Skal vi ansætte en ESG-person og hvem?

Hvilke øvrige interessenter findes? Har vi behov for ekstern hjælp eller systemer og værktøjer til at lave fx klimaregnskab?

Det kan være svært at se meningen i alt det arbejde, der kræves. Derfor vil mit udgangspunkt være at hjælpe jer med at identificere den værdi, I kan skabe for jeres virksomhed og jeres interessenter ved at arbejde med bæredygtighed.
Mit bedste råd til alle er: Kom i gang – jo før jo bedre!

Så uanset om I er rapporteringspligtige iht. CSRD eller ej, så ræk ud til undertegnede, og lad os tage en snak om jeres behov og mine muligheder for at hjælpe jer.

Kontakt ESG-konsulent Jan Michael Jensen, 76962102/40151203, [email protected] for at høre mere om dette.

 

Ny vejledning

Datatilsynet har opdateret deres vejledning om sikkerhedsbrud med fokus på hurtig indberetning og effektive processer. Vejledningen fremhæver vigtigheden af at opdage og rapportere brud hurtigt, samt at forbedre dokumentationen af brud og de tiltag, der iværksættes. Yderligere ændringer er på vej, som skal gøre organisationer bedre rustet til at håndtere sikkerhedsbrud og beskytte persondata. Disse tiltag sigter mod at gøre reaktionen på sikkerhedsbrud mere effektiv og bedre tilpasset moderne trusler.


Kontakt Kenneth Melancton Nielsen, [email protected], for at høre mere om dette.

Regulering

Kommende prisloftsregulering af fjernvarmen kræver langt lys i budgetlægningen

Der er netop afsluttet en høring om bl.a. introduktion af en prisloftsregulering af fjernvarmen med forventet virkning fra 1/1-2025.

Prisloftsreguleringen er fastsat som en tretrins raket:

1. Kommer et selskab over prisloftet, fremgår selskabet på en liste ved Forsyningstilsynet over selskaber, der ligger over prisloftet.

2. Selskaber, der står på listen, er forpligtede til at udarbejde en 3 års plan for nedbringelse af varmeprisen under prisloftet.

3. Lykkes det ikke selskabet at komme under prisloftet efter 3 år ophæves alle tilslutnings- og forblivelsespligter i forsyningsområdet.

Prisloftet fastsættes af myndighederne ud fra, hvad en individuel varmepumpe vil koste for et standardhus. Dette holdes op imod fjernvarmeselskabets gennemsnitlige varmepris over de seneste 3 år.

Reguleringen vil få væsentlig betydning for de selskaber, der i dag enten ligger over prisloftet eller i nærheden af det. Fremadrettet skal der være større fokus på varmeprisen på langt sigt.
Investeringer, renoveringsplaner, udvidelsesplaner og generel grøn omstilling i fjernvarmeselskabet vil få betydning for, hvordan varmeprisen udvikler sig frem i tiden, og dermed også påvirke muligheden for selskabet, for at komme over eller under det nye prisloft.

Det er derfor vigtigt, at selskaberne udarbejder langtidsbudgetter, der ser frem i tiden, så selskabet ved hvordan aktivitetsniveauet påvirker varmeprisen de næste 3, 10, 15 og 20 år.
SERVIAs erfaringer og kompetencer med langtidsbudgetter, bl.a. ved indtægtsrammeregulering af el-net og vand, vil kunne finde anvendelse ved selskabernes økonomiske styring under den kommende prisloftsregulering på fjernvarmen.

Lovforslaget lægger også op til, at fjernvarmeselskaber fremadrettet skal dokumentere markedsmæssighed af priser ved interne aftaler, som der i dag eksisterer for el-net og vand.

Også her tror vi, at der kan udnyttes erfaringer og synergier på tværs af forsyningerne, og med anvendelse af de kompetencer, som SERVIA har opbygget.

Kontakt Anders Jespersen, [email protected], eller Christian Parbøl, [email protected], for spørgsmål vedrørende ovenstående.

Nye medarbejdere

SERVIA har budt to nye medarbejdere velkommen hen over sommeren og har samtidig haft fornøjelsen af at beholde en tidligere studentermedhjælper, der fortsætter som jurist.
Nedenfor kan I læse mere om de nye kræfter i huset.

 

 

Servia

Morten Højberg Glückstadt

IT-sikkerhedsansvarlig

Morten har en faglig baggrund som datafagtekniker, og har efterfølgende bygget ledelse og diplom i IT-sikkerhed ovenpå.

Med sig bringer han mere end 20 års erfaring, i at arbejde med Cyber- og Informationssikkerhed, og har specialiseret sig indenfor stærkt regulerede brancher, hvor ansættelserne har været i Energinet, Bankdata og Forsvaret.

Servia

Daniel Viekær Lykke

IT-compliance specialist

Daniel har en faglig baggrund inden for it, hvor han efterfølgende har videreuddannet sig i it-projektledelse.

Med mere end 8 års erfaring i informationssikkerhed, hvor ansættelser har været i Datatilsynet, den finansielle sektor og forsyningsbranchen, bringer han erfaring med sig som Governance, Risk og Compliance specialist.

Servia

Lea Alberte Jørgensen

Jurist

Lea, der har været studentermedhjælper i SERVIA siden august 2023, har netop færdiggjort sin uddannelse fra Aarhus Universitet og kan nu kalde sig jurist.

Hun har fra september derfor fået en ny rolle i SERVIA, hvor hun kommer til at hjælpe med en bred vifte af opgaver på tværs af afdelingerne, herunder udbud, juridisk rådgivning og intern overvågning.

Bliv en del af SERVIA

Få et indblik i hvordan det er at arbejde hos SERVIA

Vil du se flere nyhedsbreve?

I vores arkiv kan du både vælge ældre og nyeste nyhedsbrev at læse.